Gestión: 7 mejores prácticas para guiar al jefe

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Los gerentes no solo manejan hacia abajo. También se las arreglan, y aprender a hacerlo bien es una habilidad profesional crítica.

Administrar hacia abajo es lo que hacen los gerentes con el personal que son informes directos. Administrar es lo que los gerentes le hacen a sus propios jefes.

Los gerentes medios y superiores efectivos idealmente quieren asegurarse de que sus jefes tomen buenas decisiones basadas en información precisa, oportuna y de alta calidad. Deben querer relaciones sólidas basadas en el entendimiento mutuo, puntos de vista compatibles y desacuerdos respetuosos.

“Necesita saber cómo anticiparse a las necesidades de su jefe, una lección que todos podemos aprender de los mejores asistentes ejecutivos. Debes entender qué hace que tu jefe funcione (y qué le molesta) si quieres que tus ideas sean aceptadas. Los problemas surgirán inevitablemente, pero conocer la forma correcta de plantear un problema a su jefe puede ayudarlo a navegar en situaciones difíciles ”, dice Dana Rousmaniere en Harvard Business Review.

Los empleados a menudo asumen que su comportamiento y desempeño en el trabajo requiere que un supervisor brinde toda la orientación. En esta visión limitada, el liderazgo siempre proviene del jefe.

Pero ese no es necesariamente el caso. Algunas veces el empleado puede guiar al supervisor. El esfuerzo para guiar al jefe es una forma instructiva de aprender a administrar y también una inversión en seguridad laboral y éxito futuro.

7 mejores prácticas para gestionar

Algunas de las mejores prácticas son útiles para aprender a gestionar de manera efectiva. Incluyen:

  1. Encontrar el equilibrio adecuado entre comunicarse con demasiada frecuencia y no lo suficiente.
  2. Comunicándose de la manera más concisa posible.
  3. Compartir buenas pero no buenas noticias menores.
  4. Compartir malas noticias honestamente pero con cuidado.
  5. Ser selectivo en cuándo pelear una batalla.
  6. Evitar quejas y críticas sobre otros empleados.
  7. Citas y documentación de toda la información importante.

1 - Encuentra el equilibrio adecuado entre demasiado a menudo y no lo suficiente

Una microexpresión es una expresión facial que dura solo una fracción de segundo. Tenía un jefe cuyas micro expresiones me decían que estaba visitando con demasiada frecuencia. Retrocedí y luego me regañaron por no comunicarme lo suficiente. Finalmente encontré el equilibrio correcto.

Otro jefe siempre tenía una micro expresión negativa cada vez que entraba a su oficina. Pero aprendí que siempre quiso quedarse solo porque tenía demasiados problemas. Me enseñó a compartir información importante con él por correo electrónico y memorando en lugar de visitas al consultorio.

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2 - Comunícate de la manera más concisa posible

Cuanto más alto sea el gerente, más necesita un empleado de cualquier nivel para comunicar información concisa y útil. Los gerentes de nivel superior y ejecutivo tienen que descartar grandes cantidades de hechos para centrarse en lo que es más útil e importante. No quieren sentirse abrumados más de lo que ya se sienten.

Los subordinados necesitan aprender a editar su discurso, correos electrónicos, llamadas telefónicas y notas cuidadosamente. También deben adaptar la cantidad y la frecuencia según la personalidad del jefe. Algunos jefes quieren más información y otros quieren menos. Pero un jefe que quiere más también lo quiere conciso.

3 - Compartir buenas pero no menores buenas noticias

Los empleados inseguros a menudo compartirán todo tipo de buenas noticias. Un gerente de nivel superior que tiene grandes desafíos con la gestión del tiempo no querrá escucharlo todo. Vale la pena compartir buenas noticias menores al final de una discusión, llamada telefónica o correo electrónico sobre otro tema más importante. Nunca dude en compartir buenas noticias importantes tan pronto como suceda.

4 - Comparta las malas noticias honestamente pero con cuidado

Nadie quiere compartir malas noticias con ningún nivel de gestión debido a las posibles consecuencias para el empleado responsable de lo que salió mal. Pero no compartir, por supuesto, es una idea terrible.

Por lo tanto, el gerente debe pensar qué decirle al jefe, cómo decirlo y qué se hará para mejorar la situación o minimizar el impacto. Ocultar o distorsionar hechos importantes conducirá a la pérdida de confianza.

5 - Sé selectivo al elegir batallas

Los subordinados que están tentados a luchar contra el jefe en un problema deben probar una proporción de 80/20. Significa que el 80 por ciento de las veces, cuando los jefes están equivocados y el desacuerdo es menor, el subordinado debe tratar de empujar pero no empujar al jefe en la otra dirección.

El empleado debe oponerse de manera asertiva y respetuosa al jefe el otro 20 por ciento de las veces, especialmente cuando los desacuerdos son importantes. Solo espero que esos tiempos sean raros.

Algo que tiene graves consecuencias legales o éticas es una excepción. En esos casos, el empleado debe usar toda la lógica, evidencia e integridad para hacer retroceder de la manera más firme y diplomática posible.

"Por supuesto, habrá momentos en que no estés de acuerdo con tu jefe, y eso está bien, siempre y cuando hayas aprendido a estar en desacuerdo de una manera respetuosa y productiva", dice Rousmaniere.

6 - Evitar quejas y críticas de otros empleados

A los líderes y gerentes se les paga para resolver problemas, incluso cuando ese "líder" es un gerente intermedio o incluso un empleado del personal. Si otro gerente es parte de un conflicto, el jefe debe escucharlo solo si el subordinado ha pasado por todos los escenarios posibles para solucionarlo.

Debido a que es una forma de malas noticias (ver # 5 arriba), el empleado o gerente debe pensar en cómo compartirlo con el jefe. En la discusión, manténgase objetivo sobre el problema. Concéntrese en el comportamiento, problema o situación y no en la persona.

Ver más sobre líderes y gerentes: consejos de carrera para las personas a cargo.

7 - Fecha y documento Toda la información importante

Siempre envíe la información más importante en una nota fechada e imprímala para una carpeta de papel o guárdela para una carpeta electrónica. Si el problema es lo suficientemente importante, traiga una copia a una visita a la oficina y déjela al jefe.

Los gerentes de nivel superior con sobrecarga de información pueden olvidarse del documento o incluso de la discusión sobre el tema. Un memo fechado y guardado es una forma de seguro para el empleado que lo envía.

Riesgos de mal manejo

Los gerentes pueden tomar malas decisiones debido a fallas en el flujo de información. Los defectos incluyen lo siguiente:

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  • Un empleado que distorsiona la información para atraer el favor.
  • Un empleado que omite hechos clave.
  • Un empleado joven o sin experiencia que comparte rumores falsos o sin fundamento.
  • Un empleado que simplemente está interesado en algo.
  • Empleados que malinterpretan la información y comparten el malentendido.

El resultado final son distorsiones en la información que fluye del empleado o gerente al supervisor de nivel superior. Estas distorsiones afectan las decisiones del gerente, algunas de las cuales pueden tener un impacto perjudicial en la empresa y los empleados.

Los empleados racionales, de mente abierta y objetivos de cualquier tipo, ya sean empleados o gerentes, pueden aprender a controlar el flujo de información a la alta gerencia y la gerencia ejecutiva. Es una forma de poder para cualquiera que quiera administrar con éxito.

Una vez que los empleados comprenden ese poder, pueden usarlo para fines buenos o malos, dependiendo de su carácter o nivel de seguridad laboral.

En mis 40 años de carrera en administración y consultoría, he visto ejemplos de empleados egoístas que distorsionan la información por su propio bien. Se salen con la suya por un tiempo pero no para siempre. Lo habrían hecho mucho mejor si hubieran aprendido a manejar de manera efectiva.

"Quizás la habilidad más importante para dominar es descubrir cómo ser una fuente genuina de ayuda, porque administrar no significa succionar", dice Rousmaniere.